Castelo Borges
De 3 horas para 15 minutos: como um agente virou o cérebro documental de uma administradora de 30 anos
O que aconteceu aqui
A Castelo Borges é uma administradora de condomínios em Fortaleza, operando desde 1994. O trabalho começou como diagnóstico completo: área por área, mapeando onde a IA realmente resolveria problema. A geração de ata de assembleia foi o ponto mais crítico. Três horas de trabalho repetitivo entre três softwares depois de cada reunião.
Construímos o Castelo, um agente que recebe o áudio, particiona, transcreve identificando cada participante e entrega a ata em formato cartorial ou como resumo executivo. Em volta dele veio a integração com o ERP, a governança do Google Drive e a geração automática dos editais que dão origem às próprias assembleias.
Uma empresa de 30 anos querendo redução real, não piloto
A Castelo Borges não é startup. É parte de um grupo com mais de três décadas em Fortaleza, fazendo administração de condomínios, segurança patrimonial, portaria e mão de obra terceirizada. O tipo de empresa onde o processo já está sedimentado e funcionou por décadas.
A liderança queria entender onde a IA realmente reduziria trabalho. Não em projeto piloto, no dia a dia da operação. Onde a hora-pessoa estava sendo consumida em coisa repetitiva.
Fizemos um diagnóstico completo, área por área. E eu acredito numa coisa: aprendizado tem que estar ligado à prática. Então, ao invés de entregar um relatório e ir embora, cada pessoa estratégica da empresa escolheu um projeto. Algo que tomasse tempo real durante a semana e que pudesse ser automatizado.
Minha regra: se você faz algo repetitivo que leva mais de uma hora por semana, isso deveria ser automatizado.
Três horas orquestrando três softwares pra escrever um documento
A maior oportunidade apareceu dentro do fluxo documental, e especificamente na geração de ata de assembleia. Toda assembleia de condomínio precisa virar ata, em formato cartorial, dentro do regulamento.
Antes da gente entrar, o processo funcionava assim. Alguém gravava o áudio da reunião. Esse áudio passava por três softwares diferentes. Um pra cortar em pedaços menores. Outro pra transcrever. Outro pra unir tudo de novo. No final, o resultado ia pro ChatGPT pra virar ata. Já tinha IA na ponta do pipeline. O fluxo continuava sendo trabalho braçal.
O tempo médio era de três horas ou mais por pessoa depois de cada reunião. Multiplica por dezenas de condomínios, por várias assembleias por ano, por mais de uma pessoa envolvida. Era pessoa-mês desperdiçada em orquestrar ferramenta, não em julgar conteúdo.
E o trabalho começava antes da assembleia. Toda ata nasce de um edital, o documento que define o que vai ser discutido. Esse edital precisa estar conforme o regulamento daquele condomínio específico. Outra peça repetitiva que ninguém olhava com método.
De uma corrente de softwares a um único agente em produção
Primeiro: mapear o pipeline real
Por que três softwares? Porque ninguém parou pra desenhar o fluxo ponta a ponta. Quando você desenha, fica claro. É um pipeline linear: áudio bruto, fragmentos, transcrição com falantes identificados, ata estruturada. Um agente só pode tomar conta de tudo.
Segundo: prova de conceito rápida
Pegamos um áudio real de assembleia e validamos o particionamento e a transcrição com diarização. Numa assembleia típica, o sistema detecta cerca de sete falantes distintos e devolve cada um pra ser nomeado. O time só precisa associar quem é presidente da mesa, secretário, síndico e condômino. Mantivemos o ChatGPT só no final, o suficiente pra confirmar que o gargalo era mesmo a orquestração manual. Era.
Terceiro: um único agente em produção
Com a validação na mão, partimos pro Castelo. Um agente que toma conta do pipeline inteiro, hospedado no Mission Control (a mesma camada operacional que roda o case da Vão Livre), acessível pelo Discord, conectado ao Google Drive e ao ERP da empresa. O time fala com o Castelo mencionando ele num canal. O Castelo narra cada passo enquanto executa.
Quarto: conectar o cérebro ao ERP
A Castelo Borges usa o Superlógica como ERP. Integrar com ele desbloqueou tudo o que veio depois. O Castelo passou a conhecer o regulamento de cada condomínio, quem são os condôminos, quem é síndico e quem é inquilino. A partir daí, geração de edital, notificação a condômino, qualquer comunicação oficial passou a sair conforme por padrão.
Quinto: governar o Drive
Cada documento gerado entra no lugar certo, com o nome certo, devidamente versionado. O Google Drive, que era pasta solta com a história de cada condomínio jogada dentro, virou sistema organizado pelo próprio agente.
Um agente, três entregas
Construímos um único agente. O cliente deu o nome dele: Castelo. Uma personalidade clara dentro da operação.
Castelo
Recebe o áudio da assembleia. Particiona em blocos transcrevíveis. Identifica cada participante. Monta a ata em formato cartorial ou como resumo executivo, dependendo do uso. O documento entra no Drive, é indexado, e vira parte permanente do conhecimento da empresa. Pergunte sobre qualquer ata, qualquer condomínio, qualquer período. O Castelo responde.
O mesmo agente toma conta de três fluxos da operação.
Editais antes de cada assembleia
O Castelo já conhece o regulamento de cada condomínio via Superlógica. Com base nele, gera o edital correspondente, conforme as regras daquele prédio específico.
Notificação a condômino dentro do regulamento
Multa, comunicado, aviso de inadimplência, qualquer comunicação oficial sai dentro do que o regulamento permite, com rastreabilidade completa.
Drive sob governança
O agente organiza, mantém e atualiza o Drive. Cada documento nasce no lugar certo, com o nome certo, na pasta do condomínio correto.
Layout do Drive mantido pelo agente. Uma pasta por condomínio, regimento indexado na raiz, cada artefato arquivado por ano e tipo.
Trocar três softwares por um foi o começo. O que mudou de verdade é que a memória da Castelo Borges deixou de ser pasta no Drive. Virou sistema que responde.
De 3 horas para 15 minutos. Por reunião.
A pessoa que gastava três horas depois de cada reunião agora gasta quinze minutos, e a maior parte desse tempo é revisão, não execução. O resto fica livre pra trabalho que exige cabeça humana de verdade.
Os editais saem antes da assembleia, alinhados ao regulamento do condomínio, sem varredura jurídica linha por linha. As notificações a condômino são disparadas dentro das regras de cada regulamento, com rastreabilidade.
E o que era pasta solta no Drive virou fonte de verdade. Pergunte ao Castelo sobre qualquer ata, qualquer condomínio, qualquer período. A resposta vem com o trecho original.
Sua empresa tem processos parecidos?
Se alguém na sua equipe gasta mais de uma hora por semana em trabalho repetitivo, provavelmente dá pra automatizar. Começar é mais simples do que parece, e os resultados aparecem rápido.